Atualmente, uma das grandes dificuldades para as clínicas odontológicas alcançarem os resultados desejados são os problemas de gestão
Esses problemas prejudicam o controle das finanças, a agenda, e acabam complicando até mesmo a atividade diária do dentista.
Durante a graduação em odontologia, os estudantes raramente são instruídos sobre administração de consultórios, e isso acaba sendo um problema na hora de abrir um negócio.
Administrar uma clínica é como uma empresa e, por isso, a gestão é um fator indispensável nos resultados, pois, ela aumenta a competitividade no mercado.
De acordo com o Conselho Federal de Odontologia (CFO), o Brasil tem um mercado altamente concorrido, com mais de 328 mil dentistas e 47 mil clínicas.
Portanto, confira nesse artigo como a gestão é fundamental para a sua clínica se destacar no mercado tão concorrido.
O que é uma boa gestão de consultórios?
A gestão dos consultórios odontológicos é muito importante para o negócio se manter funcionando com excelência e sustentabilidade.
A administração é essencial para entender o que está acontecendo e entender quais ações devem ser feitas para melhorar a clínica.
E além de entender os processos operacionais e as soluções, o gestor também deve saber trabalhar com pessoas. Afinal, liderar uma equipe é uma das principais tarefas ao administrar qualquer negócio.
Isso porque ele é responsável por influenciar os funcionários que estão a sua volta e estimular a capacidade de cada colaborador para que possa atingir os seus objetivos.
E quando se fala em gestão de equipe, uma das primeiras tarefas necessárias é saber delegar corretamente as tarefas de cada colaborador.
Por exemplo, se a clínica tiver dois dentistas e uma secretária, cada um dos membros deve desempenhar a função de acordo com suas qualidades e as características da função.
Para te ajudar a realizar uma boa gestão do consultório, reunimos alguns passos para você seguir e obter ainda mais sucesso em seu empreendimento.
- Contratar pessoas
Um dos principais problemas das clínicas odontológicas no Brasil é a falta de funcionários para tarefas administrativas.
Segundo a pesquisa do CFO, 43% dos dentistas trabalham sozinhos, algo que costuma atrapalhar na gestão do consultório.
Portanto, para ter uma gestão de qualidade da sua clínica dental, o primeiro passo é contratar um funcionário para auxiliar na administração operacional do negócio.
Afinal, tarefas como disponibilidade de horários para consultas, agendamento e recepção são importantes para que o dentista tenha mais tempo para se dedicar no serviço oferecido.
Além disso, peça para que esse auxiliar ligue para os pacientes para confirmar datas de consultas e anotar o tipo de procedimento realizado, criando um controle de atendimentos para você ter acesso.
- Capacite os seus funcionários
Além de contratações no consultório odontológico, outra boa dica para uma ter uma boa gestão é a capacitação dos funcionários que você já possui.
Com frequentes treinamentos e feedbacks, seus colaboradores vão estar preparados para desempenhar as funções corretamente.
Outro benefício dos frequentes treinamentos é a facilidade do gestor em estimular o potencial de todos da equipe.
Assim, a capacitação também ajuda no alinhamento do gestor com a equipe, fazendo com que todo o consultório possa trabalhar na mesma direção.
- Ter o controle financeiro da clínica
Controlar as finanças é algo fundamental para qualquer negócio se manter e possivelmente realizar novos investimentos.
Essas informações podem ser feitas da maneira que preferir: em uma folha de papel ou em uma planilha de controle financeiro.
O mais importante é que identificando esses números e calculando-os corretamente, fica mais fácil saber se a clínica está dando ou não lucro.
Uma boa alternativa para administrar o fluxo de caixa da clínica é utilizando um software de gestão de clínicas e consultórios, pois ele realiza as contas da planilha de forma simples e rápida, otimizando o tempo de aquisição e análise dos dados.
Outra forma muito importante de gestão eficiente é não misturar as contas pessoais com as do negócio.
Esse tipo de erro é comum em pequenos negócios e nas clínicas odontológicas.
Portanto, desde o início, separe os custos do consultório dos seus gastos pessoais.
Dessa forma, você consegue manter a boa gestão sem problemas no fluxo de caixa.
- Utilize a tecnologia como uma parceira
Além do controle das finanças, a tecnologia ajuda na gestão de todo o consultório com mais qualidade.
Com objetivo de facilitar os processos administrativos, os softwares de gestão odontológica são fundamentais para facilitar todos os processos.
Para isso, atualmente existem muitas ferramentas que podem auxiliar no acompanhamento da gestão para que itens complexos, como cálculos, possam ser feitos com maior facilidade.
Esses programas de gestão ajudam no agendamento de consultas, diferenciação do tipo de paciente, seja ele particular ou de convênio odontológico, além de rápida visualização das consultas e controle das faltas dos pacientes.
Assim, a agenda do dentista fica muito mais organizada, com todos os dados dos pacientes, consultas e financeiros, podendo ser acessadas facilmente.
Outro grande benefício dos softwares de gestão é o acesso em qualquer lugar, basta ter um smartphone, tablet, ou qualquer outro dispositivo móvel conectado à internet.
Com essas informações é possível que o dentista saiba detalhes de cada paciente até mesmo fora do consultório.
Melhore os resultados do consultório com uma boa gestão
A gestão é uma atividade fundamental para manter um negócio, principalmente os consultórios odontológicos.
Muitos dentistas trabalham sozinhos nas suas clínicas e isso pode ser um problema no futuro, pois isso gera vários problemas de gestão.
Por isso, uma clínica odontológica de sucesso precisa contratar funcionários que ajudam no agendamento de consultas, tipo de paciente que será atendido e o controle financeiro.
Com uma boa gestão, o dentista tem mais tempo para desempenhar serviços, como implante dentário com qualidade e terá mais controle de tudo que acontece no seu negócio.
Esse artigo foi escrito por Mateus Portela, Growth Hacker do Consulta Ideal